Die Aufgabengebiete in Gemeinden sind vielfältig, geänderte Arbeitswelten und Digitalisierung stellen zudem neue Herausforderungen dar. Damit es dabei bei knappen Ressourcen nicht zu Überlastung und Überforderung kommt, braucht es einen strukturierten und zielgerichteten Personaleinsatz, qualifizierte und motivierte Mitarbeiter*innen sowie die Unterstützung externer Experten, wenn fachliches Know-how fehlt oder die Aufgabenflut nicht bewältigbar ist.
Ein reibungsloser Umgang mit neuen Arbeitsweisen, Flexibilität, kürzeren Reaktionszeiten und Serviceorientierung – diese Ansprüche gilt es zu erfüllen, ist aber mit den bestehenden alten Strukturen, die in vielen Gemeindeämtern noch vorhanden sind, kaum machbar. „Um modernes Arbeiten erfolgreich meistern zu können, braucht es einen genauen Blick auf den Ist-Zustand und eine Neuaufstellung von Strukturen und Aufgabengebieten, wo es nötig ist. Ein wichtiger Punkt ist auch die Qualifizierung von Gemeinde-Mitarbeiter*innen für bestehende und neue Aufgabenbereiche – bei Neubesetzungen, aber auch bei Qualifizierungsmaßnahmen. Denn nur wer über die nötigen Fachkenntnisse in den geforderten Arbeitsbereichen verfügt, kann Aufgaben erfolgreich und effizient ausführen, ohne sich überfordert zu fühlen“, betont Unternehmensberater Alfred Lugstein.
Dauernde Überlastung und Überforderung führt zu „innerer“ Kündigung
Wenn in Gemeinden viel Neues umgesetzt werden soll und es gleichzeitig hohe Erwartungshaltung an die Mitarbeiter*innen gibt, müssen die Rahmenbedingungen passen. Andernfalls sind Überforderung und Demotivation vorprogrammiert. Das führt in weiterer Folge zu langsamen Prozessen, Fehleranfälligkeit und innerlicher Resignation der Mitarbeiter*innen bis hin zur „inneren“ Kündigung. So kann Arbeit nicht mehr erfolgreich und mit Engagement umgesetzt werden. Ein „Durchwursteln“ bei Neuerungen und größeren Aufgabenbereichen ist mit hohem Qualitätsverlust verbunden und nimmt den Mitarbeiter*innen die Freude an der Arbeit. Dem Schaffen flexibler und angepasster Strukturen ist Priorität einzuräumen, dafür fehlt aber häufig das Bewusstsein.
Einige Gründe, die zu Überlastung führen:
- hohe Erwartungshaltungen und ständiger Zeitdruck
- andauernde Ressourcenknappheit
- fehlende Kompetenz
- falsche Aufteilung von Aufgabenbereichen (fehlende Eignung)
- hohes internes und externes Konfliktpotenzial
Anzeichen für Überlastung bei den Mitarbeiter*innen
- andauernde körperliche Symptome wie plötzliches Schwitzen, Änderung der Gesichtsfarbe, schnelle Atmung, dauernde Müdigkeit
- typische Verhaltensweisen wie Fehleranfälligkeit, Ungeduld, Risikobereitschaft, Langsamkeit, Konzentrationsschwäche und Rückzug vom Team
- auf der Gefühlsebene zeigen sich etwa auf lange Sicht Empathielosigkeit, aufbrausendes Verhalten, Zynismus, mangelnde Höflichkeit, eingeschränkte Aufnahmefähigkeit
Um diese Anzeichen bei Mitarbeiter*innen wahrzunehmen und extreme Belastungen bis hin zum Burnout zu vermeiden, braucht es die nötige Aufmerksamkeit der Vorgesetzten. Spätestens da müssen die Alarmglocken schrillen. Um Abhilfe zu schaffen bzw. die Überlastung zu vermeiden gilt es, Stärken zu fördern, Schwächen auszugleichen und für eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast zu sorgen. Dafür braucht es in den Gemeindeämtern Führungsqualität, einen wertschätzenden Umgang und ein gutes Miteinander im Team. Insbesondere im Bereich Leadership macht es sich bezahlt, Unterstützung und eine umfassende Qualifizierung für die Führungsarbeit durch gezieltes Coaching in Anspruch zu nehmen. Eine gute und wertschätzende Führung hat auch unmittelbare Auswirkung auf Motivation und Betriebsklima. Zudem ist ein offenes Gesprächsklima, das es allen ermöglicht, Überlastung oder andere Probleme offen anzusprechen, um gemeinsam Lösungen zu finden, wertvoll. Bei schwierigen internen Situationen ist es empfehlenswert, externe Hilfe zu holen. Berater*innen und Coaches haben einen unparteiischen Blick auf Sachverhalte und Befindlichkeiten und zeigen Lösungen, um Emotionen aus einem belasteten Arbeitsklima zu nehmen und eine neue Basis für eine langfristig funktionierende Zusammenarbeit zu schaffen.
Externe Unterstützung für Aufgabenbereiche holen
Wenn neue Strukturen geschaffen, Aufgabenbereiche den Notwendigkeiten entsprechend definiert und Qualifizierungsmaßnahmen gesetzt sind sowie ein gutes Klima geschaffen ist, kann es dennoch sein, dass es aufgrund beschränkter Ressourcen und fehlendem Know-how in bestimmten Bereichen immer noch zu Problemsituationen kommt. „Es ist wichtig, dass Gemeinden das auch erkennen und sich externe Unterstützung zu holen. Das kann kurzfristig bei hoher Arbeitsbelastung oder auch langfristig durch die Auslagerung bestimmter Aufgabengebiete geschehen. Dienstleistungen aus den Bereichen Struktur- und Organisationsentwicklung, Leadership und Coaching, Projektmanagement, Kommunikation oder Personal-Management sollten – wenn nötig – genauso in Anspruch genommen werden können wie etwa Rechtsberatung. Hier kann gezielt Entlastung geschaffen werden – mit dem zusätzlichen Nutzen, durch fachliches Know-how und Expertenerfahrung sehr gute und nachhaltige Lösungen zu schaffen und festgefahrene Strukturen oder Problemfelder durch den Blick von außen zu erkennen und zu entschärfen“, so Clemens Jager von gemeindestube.at. So ist garantiert, dass die Gemeindearbeit erfolgreich, effizient und mit Freude am Tun stattfindet.
